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尽责管理申述流程

  • 分类:社会责任
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  • 发布时间:2022-11-12
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尽责管理申述流程

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编制

审核

批准

A/0

2021.6.25

制订

何美娟

 

  

 

 

 

 

1.目的

为了及时发现和处理胜利体育app(中国官方认证)有限公司(以下简称“公司”)在企业社会责任方面可能存在的各类风险与隐患,保障外部利益相关方与本公司的顺畅沟通,提高与利益相关方参与和互动的质量,从而建立和谐互利的各利益相关方关系,维护利益相关方的合法权益,制定此程序。

 

2.申诉范围

2.1本管理制度适用于基于本公司产品、钴原料供应链、运营行为、业务关系而与本公司存在直接或潜在联系的外部利益相关方(“申诉人”),包括但不限于:

公共内部员工、股东和投资者;

公司客户,包括供应商、合作商和采购商;

社会组织和媒体;

公共部门(包括政府部门)及其代表;

公司各运营所在地的社区居民。

 

2.2任何利益相关方可就与本公司产品、责任矿产的开采、贸易、处理和进出口、运营行为、业务关系中存在的违反法律法规和社会责任尤其是供应链尽责管理的要求事项,例如:童工、人权侵犯、职场骚扰、危害环境或社会的行为、不当或无故解雇、强迫劳动、现代奴役、贿赂、洗钱、歧视(包括但不限于人种、肤色、年龄、性别、性倾向、种族、宗教、婚姻、残疾、怀孕等方面)、钴矿来源不明等现象提出意见、建议或申诉。

 

2.3可接受满足以下条件的申诉,包括但不限于::

a与公司的社会责任、供应链尽责管理包括任何已识别的相关风险;

b指出尽责管理系统的缺陷、不一致或不足;

c包括足够的客观证据以合理地支持提交申诉人员的指控;

d违反公司《负责任全球钴供应链的尽责管理政策》的要求;

e违反公司《供应商行为准则》的要求。

 

2.4申述原则

1、事实原则:申诉人应根据具体事实而非公司的战略、政策或方针提出申诉,并充分、完整地提供基于事实的证据和材料,公司接受和处理申诉则应以查清事实为基本出发点并根据查清的事实做出处理;

2、关联原则:申诉人可为自身或代表其他个人、群体或组织提出申诉,只要申诉事项与公司的产品及其供应链、经营管理决策与活动、业务关系、外部非业务关系相关,公司不接受也不处理与公司不存在任何关联的申诉;

 

3.申诉实效

利益相关方应在事实发生且存在一年以内的有异议的事件提出申诉。公司对于超过一年以上的相关利益方提出的异议事件申诉不予以接受。

 

4.申诉方式

4.1内部申诉:内部员工对公司产品、责任矿产的开采、贸易、处理和进出口、运营行为、业务关系中存在的违反法律法规和社会责任尤其是供应链尽责管理的要求事项存在异议时,可向公司社会责任公共邮箱意见箱进行申述(shensu @hnyacher.com),各部门主管、上级领导、人力资源部、总经办、总裁办也可直接向公司高层领导反映。

 

4.2外部申诉:相关方对湖南雅城新材料公司产品、责任矿产的开采、贸易、处理和进出口、运营行为、业务关系中存在的违反法律法规和社会责任尤其是供应链尽责管理的要求事项存在异议时,可向湖南雅城新材料公司公司社会责任公共邮箱意见箱进行申述(shensu @yarcher.com)向湖南雅城公司进行反映。

注意:申述人需对申述事项描述清楚并写明申诉人的姓名、单位(如有)、联系方式及其他相关重要信息;若是匿名申述,公司内部需调查是否属实,若属实按申述处理流程执行。

 

5.申诉处理

外部申诉:钴供应链尽责管理工作组负责主导外部申诉中钴供应链尽责管理相关信息的处理;总经办负责主导外部申诉中钴供应链尽责管理以外的相关信息的处理。

内部申诉:雅城公司工会负责每周/次接收(shensu@yarcher.com)此邮箱申述,查看邮箱收件情况,并主导各基地的内部申诉信息的处理;总经办负责接收并主导公司总部的内部申诉信息的处理。

 

第一步:主导部门接收到举报人提供的申诉材料后填写《申诉及处理记录表》;并于五个工作日内向提出人调查申诉内容;

第二步:主导部门应在五个工作日内对申诉内容进行调查并做出判定:拒绝申诉或接受审核

 

第三步:申诉内容属实及符合申诉条件的,主导部门应在十个工作日内与利益相关方商定处理方法,并确定纠正措施(如有)要求责令责任部门整改,主导部门对整改情况进行验证。主导部门无法解决的,可提请常务副总裁/副总裁协助或申请第三方调解。符合申诉条件,但与利益相关者商定后判定本公司不存在申诉问题的,无需采取纠正或改进措施;

 

第四步:申诉处理完成后五个工作日内公布处理结果或告知申诉方。(通知结果的方式遵循申诉者保护原则)

 

第五步:申诉方对调查报告或行动措施不满意的,可再次提出申诉。公司将开展进一步的调查和研究,确定需要深入开展的行动方案并予以实施。

 

第六步:如申诉方仍与公司改进行动无法达成一致,可采取寻求企业以外的解决途径,包括但不限于聘请外部专家参与审查、转交给第三方(如 RCI、RMI 等)进行调解或司法途径。

 

6.无报复政策

公司在处理申诉时将遵循事实、程序、保密、及时原则。受理人员对申诉人员信息严格保密。申诉材料按机密级资料严格管理,未经公司主要领导或分管领导批准,不得调阅。严禁将申诉材料转到被申诉方手中,保护申诉人的合法权益,防止对申诉人的打击报复。对于未能遵守保密原则导致申诉者利益受损害的雇员,公司将予以处罚。如果申诉人认为受到了任何违反本政策的报复行为,可以向其主管领导、法律顾问或公司的人力资源负责人公司行政部门负责人提出投诉。对严重泄密、导致申诉人合法权益受到损害的,移交司法机关处理。

7.相关记录

《申诉及处理记录表》

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